Tällä sivulla löydät useimmin kysytyt kysymykset osallistumisesta julkisiin hankintoihin. Klikkaamalla alla olevaa kysymystä saat vastauksen näkyviin.

Haluaisin myydä tuotteitani/palveluitani Kauniaisten kaupungille. Miten minun pitää menetellä?

Kannattaa selvittää, onko tuotteita tai palveluita kilpailutettu aiemmin ja koska seuraava kilpailutus järjestetään. Tätä voi kysyä osoitteesta kirjaamo@kauniainen.fi, josta tietopyyntö tarvittaessa välitetään eteenpäin toimialoille.

Voinko myydä palveluitani ohi sopimuksen?

Kaupunki ostaa palvelut ja tuotteet kilpailutusten kautta valituilta sopimustoimittajilta. Tuotteita ja palveluita ei osteta ohi sopimusten. Tarjoaja voi kuitenkin aina olla aktiivinen tuotteidensa ja palveluidensa myymisessä sekä tiedustella kaupungilta sen sopimusvelvoitteista. Vastuu hankintalain noudattamisesta on kaupungilla.

Miksi en ole saanut enää vuosiin tarjouspyyntöjä?

Kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa julkaistaan tarjouspyynnöt Hilmassa www.hankintailmoitukset.fi .

Kynnysarvon alittavat eli pienhankinnat joko julkaistaan www.tarjouspalvelu.fi -palvelussa tai lähetetään suoraan tunnetuille toimittajille. Tämän takia on hyvä olla yhteydessä kaupungin yksiköihin, jotka käyttävät tarjonnan mukaisia tuotteita tai palveluita. Palveluiden, tarjonnan ja tarjoajien tuntemus on edellytys tarjouspyynnön lähettämiselle laajalle kohdeyleisölle.

Mistä löydän Kauniaisten kaupungin tarjouspyynnöt?

Kaikki kynnysarvot ylittävät hankinnat löytyvät Hilmasta, www.hankintailmoitukset.fi, mistä löytyy linkki tarjousasiakirjoihin, jotka löytyvät käytännössä www.tarjouspalvelu.fi -palvelusta. Näihin kannattaa rekisteröityä ja tutustua käynnissä oleviin kilpailutuksiin. Tarjouspyyntö kannattaa tehdä heti kun se on julkaistu eikä jättää sitä viime hetkeen.

Lisäksi on suositeltavaa tehdä oman toimialan mukainen hakuvahti palveluun.

Julkaistavat pienhankintojen tarjouspyynnöt löytyvät www.tarjouspalvelu.fi -palvelusta.

Milloin ja miten voin esittää kysymyksiä tarjouspyynnön sisältöön liittyen?

Hankintayksikkö ei voi antaa vain yksittäiselle tarjoajalle lisätietoa tarjouskilpailun ollessa käynnissä. Kysymyksiin voidaan kuitenkin vastata keskitetysti siten, että sekä esitetyt kysymykset että niiden vastaukset näkyvät kaikille potentiaalisille tarjoajille samassa kanavassa. Tämän vuoksi www.tarjouspalvelu.fi -palvelussa julkaistussa tarjouspyynnössä on aina Kysymykset ja vastaukset -osio, ja jos et ymmärrä tarjouspyynnön jotain kohtaa luettuasi koko tarjouspyynnön, voit kysyä siitä tässä osastossa. Kannattaa huomioida, että kysymykset ja vastaukset -osio on auki vain osan tarjouspyynnön määräajasta.

Myös kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa on pääsääntöisesti mahdollisuus esittää kysymyksiä, tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti.

Haluaisin tarjota, mutta soveltuvuusehdot ovat liian kovat.

Tarjouksen voi jättää myös ryhmittymänä. Tällöin kaikkien ryhmittymän jäsenten tulee osallistua hankintasopimuksen mukaisen palvelun tai työn toteuttamiseen. Tarjousvaiheessa ryhmittymältä ei vaadita erityistä oikeudellista muotoa. Hankintakohtaisesti hankintayksikkö voi ilmoittaa miten tarjoajien on yhdessä ryhmittymänä täytettävä vaatimukset mm. taloudellisesta ja teknisestä suorituskyvystä. Tarjouksessa voidaan käyttää myös esim. alihankkijan referenssejä, mikäli tämä on nimetty tarjouksella voimavara-alihankkijaksi. Mikäli ryhmittymän jäsen pystyy yksin täyttämään soveltuvuusvaatimukset ja suorittamaan koko sopimuksen mukaisen palvelun tai työn, tarjouksen kilpailulainsäädännön mukaisuutta on syytä vakavasti harkita.

Millä hinnalla tehdään voittava tarjous?

Hinta on yleisimmin yksi vertailuperusteista, mutta on hyvä tiedostaa, että halvin hinta ei aina voita. Tarjoamista suunnittelevan on mahdollista pyytää kaupungin kirjaamosta kirjaamo@kauniainen.fi mahdollisen aiemman kilpailutuksen hankintapäätös. Siinä kerrotaan valittu toimittaja ja millä perusteella valinta on aikaisemmassa kilpailutuksessa tehty. Tämän perusteella on hyvä miettiä hinnoittelua unohtamatta muita vertailuperusteita.

Tarjouspyynnön liitteenä olevat sopimusehdot ovat liian kovat, miten voin vaikuttaa niihin?

Tarjouspyyntöä on sen julkaisun jälkeen vaikea muuttaa, ellei ole kyse suoranaisesta virheestä. Kysymykset ja vastaukset -osiossa on mahdollista osoittaa mahdollisia määrittelyn epäjohdonmukaisuuksia tai pyytää tarkennuksia niiden sisällöstä ja tarkoituksesta. Paras kohta vaikuttaa ehtoihin on kuitenkin mahdollisen markkinavuoropuhelun aikana ennen varsinaista kilpailutusta.

Kannattaako osallistua markkinavuoropuheluun ja miten siihen pitää valmistautua?

Markkinavuoropuhelu voi tarkoittaa montaa asiaa, kuten tietopyyntöjä, yleistilaisuutta halukkaille tarjoajille tai kahdenkeskisiä yrityskohtaisia neuvotteluita. Tarkoituksena on selvittää yleisesti markkinoiden mahdollisuuksia ja tulevaan hankintaan liittyviä näkökohtia ylätason linjauksista aina sopimusehtojen yksityiskohtiin.

On tärkeää osallistua näihin tilaisuuksiin tai vastata tietopyyntöihin. Markkinavuoropuhelu tarjoaa yritykselle mahdollisuuden esitellä omaa tarjontaansa ja näkökulmiaan ja siten vaikuttaa hankinnan sisältöön. Lisäksi markkinavuoropuheluissa annetaan tietoa kilpailutuksen vaatimuksista toimittajille. Tämä antaa yritykselle aikaa hankkia mahdollisia sertifikaatteja, todistuksia ja tehdä selvityksiä.

Markkinavuoropuheluista ilmoitetaan Hilmassa www.hankintailmoitukset.fi ja niihin osallistuminen ei sido kilpailutukseen.

Kannattaako hankintapäätöksestä valittaa?

Hankintapäätöksen tiedonannossa on ohjeet sekä oikaisun että valituksen tekemiseksi. Muutoksenhaun kohteena voi olla periaatteessa mikä tahansa hankintamenettelyn aikana tehty ratkaisu. Aikaa näiden tekoon on 14 päivää. Oikaisua koskeva vaatimus tehdään hankintapäätöksessä ilmoitettuun osoitteeseen. Mikäli oikaisuvaatimuksessa on selkeät ja pitävät perusteet, hankintayksiköt korjaavat yleensä mielellään hankintapäätöksen. Oikaisun kanssa samaan aikaan voidaan käynnistää hankintapäätöksen muutoksenhaku markkinaoikeudelta. Valitus kannattaa tyypillisesti tehdä vain, jos siihen on vankat perusteet ja sen voittaminen johtaa oman yrityksen voittoon kilpailutuksessa. Markkinaoikeus voi tuomioistuinmaksulain (1455/2015) mukaan periä muutoksenhakuasian käsittelystä oikeudenkäyntimaksun.

Onko kilpailutuksen jälkeen pakko allekirjoittaa hankintasopimus?

Tarjous on sitova asiakirja ja se velvoittaa allekirjoittamaan hankintasopimuksen. Allekirjoittamattomuus voi johtaa korvausvaatimukseen.

Voinko vaatia sopimusaikana ehtojen, kuten takuuajan muutosta?

Hankintalainsäädäntö rajoittaa sopimusehtojen muuttamista sopimuskauden aikana, joten se ei välttämättä onnistu ja saattaa pahimmillaan vaatia uuden kilpailutuksen järjestämistä. Sopimusehtoihin voi parhaiten vaikuttaa markkinavuoropuhelussa ja joissain tapauksissa kilpailutuksen aikana. On tärkeää lukea tarjouspyynnön liitteenä olevat sopimusehdot tarkkaan, ennen tarjouksen lähettämistä.

Onko hintojen muuttaminen sopimusaikana mahdollista?

Hankintasopimuksissa on lähtökohtaisesti aina kirjattu ehdot ja olosuhteet hinnanmuutoksille, ja näitä ehtoja noudatetaan sopimuskauden aikana.

Kannattaako pienen yrityksen osallistua julkisten hankintojen kilpailutuksiin?

Kyllä kannattaa.